Veranstalter der OPEN-AIR-PARTY ist der Junggesellenverein "UNITAS" Grüfflingen. Dieser kleine, aber sehr aktive Verein, zählt bis zum heutigen Tage 22 Mitglieder. Letztere sind vor allem sehr motiviert, ihre jungen und einfallsreichen Ideen in die Realität umzusetzen.

Begonnen hat aber alles bei unseren Grossvätern, die im Jahre 1925 diesen Verein gründeten. Ihr Ziel war es, dass alle Jugendlichen des Dorfes zusammentreffen und miteinander Spass haben. Dies hat sich dann so gut entwickelt, dass man sich entschloss, einen Festsaal zu errichten. Dieser wurde dann zum Treffpunkt vieler Jugendlicher und Erwachsener aus der gesamten Umgebung.  Man feierte Jugendbälle, Partys, ... mit einst sehr bekannten Musikgruppen. Der Erfolg war nicht zu stoppen.

Doch nun sind es wir, eine neue Generation, die alljährlich versuchen, etwas besonderes auf die Beine zu stellen.

Deshalb möchten wir Sie bitten, einen Blick in unser frisch entworfenes Pressbook zu werfen, damit wir uns sowie unsere Ideen besser vorstellen können.

Wie bereits im Vorwort erwähnt, besteht der Junggesellenverein "UNITAS" Grüfflingen aus 22 Mitgliedern, gemischt aus Mädchen und Jungen im Alter von

16 - 28 Jahren.

Geleitet wird der JGV durch ein Vorstandskomitee welches aus 7 Personen besteht.

Einer der Hauptgründe für das Dasein dieses Vereines ist wohl das gemeinsame Ausgehen sowie das gemeinsame Spass haben.

Doch geschieht noch viel mehr in Grüfflingen. Denn der JGV organisiert jährlich zwischen 10 und 15 Veranstaltungen, bei denen immerhin je 400 - 800 Personen anwesend sind.

Nach langen und erfolgreichen Jahren wurde es sogar möglich, das alte ausgediente Clubheim (Saal) zu verlassen und in die durch den JGV neu errichtete Mehrzweckhalle einzuziehen. Diese verfügt über ausreichend Platz, um tolle und stimmungsvolle Abende zu organisieren, wo schliesslich bis zu 850 Personen Platz finden können.

Um die verschiedenen Festakte (Jugendbälle, Disco-Party's, Theater, Konzerte, ...) zu ermöglichen, arbeitet das Team natürlich fest zusammen.

Durch die tolle Zusammenarbeit und das gute Gelingen werden alle Veranstaltungen des JGV zu einem MUSS für jeden Jugendlichen und so manchem Erwachsenen. So kann der JGV mit Sicherheit behaupten, einen gut angesehenen "Namen" in unserer Gegend zu haben.

Besonders bemerkenswert ist, dass nicht nur Jugendliche aus den Randgemeinden, sondern auch Jugendliche aus der Bundesrepublik Deutschland, Luxemburg, der Wallonie und dem Norden des deutschsprachigen Gebietes Belgiens zu den Besuchern zählen.

GRÜFFLINGEN

Das Dorf Grüfflingen liegt in einer besonders wirtschaftlich interessanten Lage und gehört zur Gemeinde Burg-Reuland. Die Ortschaft Grüfflingen und Umgebung ist so bekannt und interessant, da sie sich sehr nah an der deutschen und luxemburgischen Grenze befindet. Von allen auch möglichen Ausgangspunkten ist Grüfflingen sehr schnell zu errreichen.

Betonenswert sind aber vor allem die Zufahrtswege. So ist Grüfflingen durch die beiden Nationalstrassen N27 und N62 sehr einfach zu erreichen. Ebenfalls benötigt man nur 5 Minuten, um auf die Autobahn E42 (Richtung Lüttich oder BRD) aufzufahren.

Als Austragungsort dient ein asphaltierter Platz im Zentrum des Dorfes, nahe der Kirche, wo sich ebenfalls die Kulturhalle befindet.

Die nutzbare Veranstaltungsfläche beträgt 250 m², und ist durch das Sperren der Strasse erweiterbar.

Das Open-Air in Grüfflingen blickt mittlerweile schon auf eine gewisse Tradition zurück. Um das Open-Air zu einer stetigen und erfolgreichen Veranstaltung werden zu lassen, müssen erste organisatorische Vorbereitungen schon ein halbes Jahr im Voraus getroffen werden.

Zuerst wird ein Organisationskomitee gebildet, daß neue Ideen und Vorschläge für das kommende Open-Air bearbeitet, damit die Veranstaltung sich nicht in Monotomie verläuft, und die Besucher jedes Jahr etwas anderes geboten bekommen.

Dieses Komitee setzt sich in diesem Jahr aus 5 Personen zusammen, die damit beschäftigt sind, eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen.

Zuerst werden solche Themen bearbeitet, die vorrangig sind, d.h.:

	Wie wollen wir das Open-Air gestalten?
	Welche Gruppen und DJ-Teams werden beim Open-Air auftreten?
	Welches Budget ist für das Open-Air vorhanden?
	Wen können wir für eventuelle Unterstützungen ansprechen?
	Welche Art von Karten wollen wir verkaufen und wie soll der Vorverkauf verlaufen?

Was die Eintrittskarten betrifft, so haben wir uns in den letzten Jahren immer etwas anders einfallen lassen. 1998 wurde eine CD veröffentlicht, und als Vorverkaufskarte auf den Markt gebracht, die auch mit großem Erfolg verkauft wurde. Es handelte sich um 1000 Stück mit einem Lied der bekannten Gruppe ABBA, welches von der erfolgreichen Band unserer Gegend WALLSTREET gecovert wurde. Alle 1000 CD’ s wurden innerhalb kürzester Zeit verkauft, und die Nachfrage hätte es uns erlaubt noch weitere 500 Stück zu verkaufen.

Wenn diese ersten Fragen geklärt sind, wenden wir uns den konkreten Ausführungsmöglichkeiten unserer Veranstaltung zu, d.h.:

	Was steht zu unserer Verfügung?
	Wieviele Helfer haben wir?
	Was muß noch alles organisiert werden?
	...

Die Aufgaben unseres Teams bestehen jedoch nicht nur darin, alles zu organisieren, was vor dem Open Air von Nöten ist, sondern auch während dem Open- Air, als auch danach.

Wir bilden ebenfalls die Ansprechpartner für die Personen innerhalb und außerhalb der Ortschaft GRÜFFLINGEN, die sowohl aktiv als auch passiv, an diesem Ereignis teilhaben, und/oder uns unterstützen wollen.

Da der Verkauf der CD’ s vor 2 Jahren ein so großer Erfolg war, wollen wir uns in diesem Jahr wieder etwas einfallen lassen, um den Leuten eine interessante Möglichkeit zu bieten, eine Eintrittskarte zu erstehen, von der sie auch nach dem OPEN- AIR mehr haben als einfach nur ein kleines Stück Papier, welches nach der Party seinen Wert verloren hat. Genauere Angaben diesbezüglich können wir Ihnen allerdings noch nicht mitteilen.

Auch was die gesamte Planung des OPEN-AIR’ s angeht, können wir sicherlich behaupten, dass wir durch unsere Erfahrungen mit den Veranstaltungen in den letzten Jahren (9 Open- Air und 1 Zeltfest bezüglich der Saaleröffnung) mit einer gewissen Routine an die Sache herrangehen können.

Auch in diesem Jahr, möchten wir das Open-Air mit der Mitwirkung eines Unternehmens, Ihrer Art, gestalten. Durch die gute Zusammenarbeit mit den verschiedenen Unterstützern in den Vorjahren, wollen wir auch in diesem Jahre versuchen, einen Partner für eine gute Zusammenarbeit zu finden, von der jeder seine Vorteile haben soll.

Nach den gesamten organisatorischen Vorbereitungen beginnt der eigentliche Aufbau des Open-Air schon mehr oder weniger zwei Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung.

Wir beginnen schon so früh mit den Vorbereitungen, da das Open- Air in den meisten Jahren am gleichen Wochenende stattfindet, an dem auch in GRÜFFLINGEN die Kirmes gefeiert wird. Allerdings ist das dieses Jahr nicht der Fall, und wir können uns völlig auf das Open-Air konzentrieren. Allerdings bedeutet das für uns nicht viel weniger Arbeit.

Das Material für das OPEN- AIR muß zum Platz im Dorfzentrum gebracht werden. Dann gilt es die Bühne, Tanzfläche, Werbeflächen, Eintrittskassen, Theken, Getränkebons-Stände, verschiedene Getränkestände, sowie Parkings, einzurichten.

Alle Anwesenden, Mitglieder des JGV, Bandbegleiter, Angestellte des Teams der Beschallung und der Beleuchtung, alle sind sie an den beiden letzten Tagen vor Beginn des Open-Air im Stress. Jeder versucht seine Aufgaben zu erledigen oder versucht diese noch zu verbessern (Platzeinteilung, Eintellungen der Technik, .. .)

Die vorgesehne Beleuchtung mit deren Spezialeffekten, wird bereits vorher mit

dem Verantwortlichen der Beschallung oder Beleuchtung abgesprochen. Diese zählt dann auch zu einem grossen Teil der Unkosten, welche in dem von uns vorgeschriebenen Budget des Open-Air's vorgesehen ist. Dieses Budget hängt allerdings stark von der Unterstützung anderer Sponsoren und Gönnern ab.

Sind die gesamten Arbeiten vor dem Open Air getan, so kann die Party steigen. Für die Mitglieder des Vereines heisst es jetzt jedoch, nicht feiern, sondern arbeiten.

(Eintritt nehmen, Besucher bedienen, für Ordnung sorgen, ...)

Um den Besuchern auch eine friedliche und soziale Veranstaltung bieten zu können, sind ebenfalls ein Security-Team, sowie Ersthelfer des belgischen Roten Kreuzes anwesend. An dieser Stelle betonen wir, dass diese Dienste nicht aufgrund von Prügelleien und Verletzungen (welche bei uns eher selten vorkommen) beantragt werden, sondern um dem Besucher das Gefühl zu übermitteln, dass für alle Situationen gesorgt ist und er unbesorgt mit Freunden die ganze Nacht durchfeiern kann.

Nach einer langen Nacht und nach getanen Aufräumarbeiten, setzt sich der JGV bei morgendlichem Umtrunk zusammen und kann dann wiederum zufrieden auf ein erfolgreiches Open-Air in Grüfflingen zurückblicken.

Wie bereits angesprochen, ist die Gestaltung sowie die Grösse der Veranstaltung von den verschiedenen Unterstützern und Sponsoren abhängig.

Aus diesem Grunde möchten wir Ihnen in diesem Kapitel genauer verständlich machen, in welcher Art und Weise jemand uns unterstützen kann.

Plakate

Drei Monate vor der Veranstaltung beginnen alle Mitglieder des JGV mit dem Aufhängen von Plakaten, welche für das OPEN-AIR Grüfflingen werben.

1. Vorgesehene Einteilungen des Plakates ermöglichen, dass ein oder mehrere Sponsoren, diese für ihre Werbung nutzen können.
2. Die Gestaltung kann je nach Sponsor sogar in dessen Farben oder Logos gestaltet werden.
3. Die Plakate sind während einer Dauer von drei Monaten auf vielen Hinweistafeln, Veranstaltungen, Litfasäulen, Fahrzeugen, und in vielen Säalen, Cafés, Aufenthaltorten und Treffpunkten zu sehen.

Banderolen

Einige Wochen vor dem Open-Air werden Banderolen an der Dorf- Ein und Ausfahrt angebracht, welche ebenfalls beleuchtet sind.

1. Die Anzeige und ihr Logo sind durch die Beleuchtung besonders gut sichtbar für alle Verkehrsteilnehmer.
2. Wie bereits in einem anderen Teil des Pressbooks mitgeteilt, führen zwei Nationalstrassen quer durch Grüfflingen, wobei der tägliche Berufsverkehr, Busverkehr, und der alltägliche Normalverkehr zu jeder Tageszeit die Banderolen erblickt.

Zeitung

Eine richtige Werbung in der Tages- oder Wochenpresse trägt natürlich zu einem super Erfolg bei. Bereits einige Wochen vorher werden Voranzeigen in der Presse veröffentlicht. In der eigentlichen Woche der Austragung wird dann eine etwas grössere und noch auffälligere Werbung in der Zeitung erscheinen.

1. Die lokale Wochenzeitung erscheint in fast 23 000 Haushalten der Kantone St-Vith und Malmedy, im Gebiet Gouvy, Eupen, und dem Grossherzogtum Luxemburg.
2. Die lokale Tageszeitung erscheint in fast allen Haushalten der Deutschsprachigen Gemeinschaft, sowie in Teilen Deutschlands und Luxemburg.
3. Es kann natürlich auch in andere, bekannte Zeitungen inseriert werden.

Vorverkaufskarten

Die Vorverkaufskarten werden drei bis vier Monate vor der Veranstaltung , durch die Vereinsmitglieder sowie durch die angegebenen Vorverkaufsstellen verkauft.

1. Diese kann man in gleich welcher Art gestalten. Tolle Ideen (wie z.B.: Cd's) regen Interessenten eher zum Kauf an, und versprechen , dass auch im Nachhinein viel über diese Vorverkaufskarte geredet wird und eine regelrechte Gratiswerbung durch die Mundpropaganda entsteht.
2. Werbung ist auf der Vorder- oder Hinterseite, je nach Wunsch des Unternehmers und nach dessem Geschmack, möglich.
3. Bei dem Beispiel der CD können wir sicher behaupten, dass unsere Eintrittskarte mit ihrem Werbelogo nicht nach der Veranstaltung in den Müllkorb gelandet ist, sondern sicherlich bei jedem Jugendlichen im Musikregal untergebracht wurde.

Radio

Wie im vergangenen Jahre, beabsichtigt der JGV wiederum mit Hilfe der Radiostationen Werbung zu betreiben.

1. Dieser Werbespot, welcher regelmässig über die Lautsprecher in ihrem PKW, ihrem Radio zu Hause, im Radio der Nachbarskneipe oder sogar in anderen Teilen der Deutschsprachigen Region fliesst, wird zum angenehmen Ohrwurm für alle Hörer. Mitsamt unserem Spot über das Open-Air 2000, wird ihr Unternehmen, als Mitwirkender betont.
2. Viele veschiedene Radiostationen stehen für diese Werbung zur Verfügung. Natürlich kann die für uns und Ihnen aus lokaler Sicht interessanteste Station ausgewählt werden.

T-Shirts oder andere Bekleidung

Ebenfalls wurden in den Vorjahren T-Shirts an alle Mitglieder und Mitwirkenden verteilt, wo unsere Open-Air Anzeige, sowie die Werbung eines Unternehmens aufgedruckt war.

1. Die T-Shirts werden bei allen verschiedenen öffentlichen Veranstaltungen (Vereinstreffen, Junggesellentreffen, ...) getragen.
2. Die Verlosung dieser T-Shirts sorgt ebenfalls für Aufregung, denn ein jeder möchte doch ein Gratis T-Shirt gewinnen. Nebenbei möchten wir bemerken, dass wir selbst oft erstaunt waren, wieviele auswertige Jugendliche mit unserem T-Shirt auf Veranstaltungen präsent waren. Dies motiviert doch ausserordentlich, denn das gibt uns doch zu spüren, dass unsere Veranstaltung für viele ein unvergessliches Fest sein muss.
3. Ihre Werbung ist auch nach der Veranstaltung noch zu lesen, denn auch das T-Shirt wird nach der Verantaltung nicht weggeworfen.

Hostessen oder Infostand

Sie können am Abend der Veranstaltung selbst die Gelegenheit nutzen, mit Hilfe Ihrer Hostessen oder Mitarbeiter, Ihre Produkte vorzustellen. Diese Art des Marketings ist in den vergangenen Jahren sehr gut bei den Besuchern angekommen.

1. Sie können bei den Besucher durch Ihre eigene Art der Vorstellung Ihrer Produktpalette, Aufmerksamkeit entgegenbringen. (Verteilen von Aufklebern, Schlüsselanhängern, Gratis-Proben, Caps, ...)
2. Werbedamen stehen bei solchen Verantaltungen schnell im Mittelpunkt.

Veranstaltungsgelände

Das eigentliche Gelände kann natürlich ebenfalls genutzt werden, um Ihre Werbung zu starten.

1. Bei dieser Möglichkeit, ist ein kleiner Vorteil vorhanden, da eigene Firmen- Plakate, oder Schilder genutzt werden können. Es entstehen so weniger zusätzlicheUnkosten für die Herstellung.

(siehe Banderolen vorher)

Natürlich gibt es noch weitere Möglichkeiten, Werbung zu betreiben (TV, Bierdeckel, Fligher's, Verlosungen, ...), doch diese möchten wir nicht alle in unserem, doch eigentlich kurzgehaltenen Pressbook ansprechen.

Nachdem wir Ihnen vieles über das OPEN-AIR in Grüfflingen mitgeteilt haben, möchten wir nun doch zum Ende kommen, und hoffen, dass Ihnen dieser kleine Einblick gefallen hat.

Wir glauben jedenfalls, dass wir Ihnen mit unserer eigentlich einfachen Art, die Angelegenheit ein wenig schmackhaft machen konnten, um uns eventuell im folgenden Jahr in irgendeiner Weise unterstützen zu können.

Für jede auch anfallende Frage stehen wir, das Veranstaltungskomitee, Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Hierzu sind wir unter untenstehenden Adresse erreichbar.

Wir bitten Sie jedoch, uns vor dem 01.Mai über Ihre Entscheidung bezüglich des Sponsorings in Kenntnis zu setzen, damit wir genügend Zeit haben, Sie für das Open-Air miteinzubeziehen.

Hiermit verbleiben wir nun mit freundlichen Grüssen und hoffen auf Ihre Mitwirkung im folgenden Jahr, wenn es wiederum heisst "auf zum Open-Air-Festival in Grüfflingen".